Penyelenggaraan Rapat di Sekolah
BAB
I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Rapat sudah menjadi bagian dalam
kehidupan sehari-hari dan yang terpenting dalam suatu organisasi. Untuk
mencapai suatu tujuan, didalam organisasi seperti rapat sekolah merupakan hal
yang sudah semestinya dilakukan agar bisa memperoleh tujuan pendidikan yang
diinginkan. Rapat merupakan forum untuk mengungkapkan semua masalah-masalah
yang dihadapi dalam organisasi dan meninjau bagaimana kita bisa
menyelesaikannya dengan baik. Seperti rapat di sekolah, rapat sekolah merupakan
suatu hal yang sangat penting dalam
hubungannya dengan fungsi organisasi sekolah pada umumnya. Setiap kegiatan yang
dilakukan, baik oleh kelompok maupun oleh perseorangan dalam rangka kegiatan
sekolah, sebelumnya merupakan hasil-hasil permusyawaratan yang telah diputuskan
di dalam rapat atau musyawarah.
B. Rumusan Masalah
1. Apa definisi rapat?
2. Bagaimana penyelenggaraan rapat di
sekolah?
3. Apa saja ciri-ciri rapat yang baik itu?
4. Bagaimana persiapan rapat?
5. Apa saja macam-macam rapat guru?
6. Apa tujuan umumnya rapat guru?
BAB
II
PEMBAHASAN
A. Definisi Rapat
Rapat
adalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna
melaksanakan urusan perusahaan. Dalam bab ini membahas rapat formal yang
melibatkan empat orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan untuk
berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijaksanaan, pengambilan keputusan,
atau pemberian motivasi kepada armada penjualan. Agar berlangsung efektif,
penyelenggaraan rapat perlu direncanakan.[1]
Teknik
rapat guru adalah merupakan teknik bagian dari rapat guru baik yang bersifat
insidential, maupun yang bersifat berkala. Kalau rapat guru membicarakan proses
pembelajaran, seperti pembuatan persiapan mengajar, kepribadian dan penampilan
yang pantas ditiru oleh para siswa, proses pembelajaran baru, alat belajar dan
media baru, dan upaya atau cara meningkatkan profesi guru dalam arti yang luas.[2]
Tiap
sekolah biasa mengadakan rapat guru untuk membicarakan segala sesuatu yang
bertalian pendidikan di sekolah. Rapat itu diikuti oleh semua guru yang
dipimpin oleh kepala sekolah. Setiap rapat pada umumnya membahas hal-hal khusus
yang bertalian dengan sekolah. Misalnya, rapat membicarakan cara-cara
mendapatkan sumber-sumber keuangan sekolah menambahu dana pendidikan yang selalu kurang pada waktu yang lampau.
Rapat untuk meningkatkan kerja sama sekolah dengan massyarakat. Rapat untuk
meningkatkan kualitas lulusan, dan rapat-rapat guru yang lain.[3]
B. Penyelenggaraan Rapat Sekolah
Rapat
sekolah merupakan suatu hal yang sangat
penting dalam hubungannya dengan fungsi organisasi sekolah pada umumnya. Setiap
kegiatan yang dilakukan, baik oleh kelompok maupun oleh perseorangan dalam
rangka kegiatan sekolah, sebelumnya merupakan hasil-hasil permusyawaratan yang
telah diputuskan di dalam rapat atau musyawarah.
Baik atau
tidaknya cara penyelenggaraan rapat sekolah sangat mempengaruhi dan bahkan menentukan
lancar-tidaknya pekerjaan-pekerjaan serta maksud-maksud yang telah diputuskan
di dalam rapat.
1. Perencanaan, waktu dan acara rapat
Sebelum rapat, hendaknya diadakan
perencanaan yang matang. Perencanaan ini meliputi soal-soal waktu, pokok-pokok
yang akan dibicarakan, acara rapat, prosedur atau jalannya rapat, siapa-siapa
saja yang diundang, undangan, dan lain-lain. Dalam menentukan waktu, hendaknya
para peserta rapat (guru-guru, dsb) sebelumnya secara informal telah dihubungi
dan dimintai pendapatnya. Mereka sedapat mungkin diikutsertakan dalam
menentukan apabila, hari apa, bahkan kalau perlu dari pukul berapa rapat itu akan
diselenggarakan.
2. Pimpinan Rapat
Salah
satu hal yang juga turut menentukan
berhasil-tidaknya suatu rapat ialah pimpinan rapat. Pemimpin rapat
hendaknya bijaksana. Ia harus dapat bertindak tegas dan dapat memberikan arah
(mengemudikan) jalannya pembicaraan-pembicaraan. Masalah-masalah yang dibahas
harus dapat dipahami dan diikuti oleh segenap perserta rapat.
Pemimpin
rapat hendaknya memberik kesempatan kepada semua perserta untuk mengemukakan
pendapat-pendapatnya. Akan tetapi, dalam hal ini ia harus pandai pula menjaga
agar rapat tidak bertele-tele, pembicaraan-pembicaraan tidak melantur dan
bersimpang-siur, atau jauh menyimpang dari pokok yang sedang dibicarakan. Ia
harus cakap mengembalikan pembicaraan-pembicaraan yang menyimpang itu kepada
pokok yang sebenarnya.
3. Suasana Rapat
Pimpinan
rapat dan peserta rapat harus dapat menjaga agar suasana rapat tidak terlampau
kaku. Suasana rapat dipengaruhi pula oleh tempat dan perlengkapan yang
diperlukan. Oleh karena itu, pilihlah tempat atau ruangan yang sesuai dan
usahakan perlengkapan yang cukup.
4. Putusan Rapat
Setiap
rapat pada akhirnya menelurkan putusan-putusan,. Putusan yang telah diambil
oleh rapat bersifat mengikat dan harus dilaksanakan dan ditaati oleh peserta
atau anggota-anggotanya. Umpanyanya suatu rapat telah memutuskan bahwa sekolah
akan mengadakan perjalanan ke
daerah-daerah. Dalam putusan itu hendaknya jelas: ke mana, bilamana, berapa
lamanya, kesenian apa yang akan dipertunjukkan. Berapa peserta, berapa dan dari
mana biayanya, siapa penyelenggaranya, dan sebagainya. Jika kita ada waktu
untuk merinci, dapat dibentuk panitia kecil yang bertugas merencanakannya.
Tugas panitia kecil ini diberi batas waktu dan ditetapkan pula batas-batas
wewenang dan kewajibannya.
5. Penilaian ( evaluasi ) Terhadap jalannya
Rapat
Meskipun penilaian terhadap jalannya
rapat bagi kebanyakan sekolah dan guru-guru masih merupakan hal baru, perlu
pula disini dikemukakan mengingat bahwa penilain semacam ini penting bagi
perbaikan dan kelancaran jalannya rapat, baik pimpinan maupun peserta berusaha
untuk memperbaiki dan melengkapi kekurangan dan kelemahan-kelemahan yang telah
dialaminya. Penilaian ini dilakukan sesudah rapat berakhir, dan merupakan acara
penutup. Penilaian ini dapat dilakukan dengan dua cara. Pertama dengan cara
lisan. Pemimpin rapat memberi kesempatan kepada peserta rapat yang baru
dipimpinnya. Umpamanya mengenai persiapannya, acara memimpin rapat, waktunya,
hasil-hasil putusannya, dll.
Kedua secara tertulis. Dalam penilaian
ini dapatlah dikemukakan pertanyaan-pertanyaan yang mengenai persiapannya,
waktu yang tersedia untuk mengadakan rapat, banyaknya acara yang dibahas,
pimpinan rapat, suasana rapat, partisipasi peserta dalam rapat, hasil-hasil
putusan rapat, dll. Dalam penilaian secara tertulis ini, nama penilai/peserta
tidak perlu dicantumkan, kecuali jika hubungan antara penilai/peserta dengan
pemimpinan rapat telah erat benar.
6. Fungsi-Fungsi Penyelanggara Rapat Perlu
Bergiliran
Tidak terlepas dari rangka supervisi
atau kepengawasan dalam pendidikan dan pengajaran, alangkah baiknya jika
diadakan pergiliran di antara guru-guru dalam menjalankan tugas-tugas
penyelenggaraan rapat. Baik perencanaan, pimpinan rapat maupun notulisnya,
sebaiknya dilakukan secara bergilir oleh guru-guru atas penunjukan kepala
sekolah atau persetujuan dewan guru.
Sudah barang tentu pergantian atau
giliran ini, terutama perencanaan dari pimpinan rapat, disesuaikan dengan
kecakapan dan pengetahuan dan minat guru terhadap masalah dan pokok-pokok yang
akan dibahas dan di dalam rapat itu. Namun perlu diusahakan agar sedapat
mungkin semua guru dapat dan pernah mendapat giliran dalam melaksanakan
perencanaan, memimpin rapat, dan menjadi notulis.
C. Persiapan Rapat
Persiapan
rapat merupakan sembilan puluh persen dari keberhasilan rapat, dan kesiapan
rapat sepenuhnya menjadi tanggung jawab penyelenggara yang mengundang rapat.
Langkah-langkah penting yang perlu diperhatikan untuk mempersiapakn rapat
adalah, sebagai berikut:
1. Menyiapkan agenda rapat
2. Penyampaian undangan rapat lebih awal
untuk memberikan waktu yang cukup kepada peserta
3. Memastikan
semua yang diundang dapat hadir
4. Memastikan
kesiapan fasilitas
Rapat
internal dapat dipersiapkan dalam waktu 15 menit. Agenda dapat ditulis dengan
pensil untuk kemudian diketik. Komunikasi melalui telepon dapat dilakukan untuk
meyakinkan bahwa waktu yang telah ditentukan tepat dan setiap peserta dapat
hadir. Semua aktivitas dapat dilakukan tanpa banyak menyita waktu.
D. Ciri-ciri Rapat Yang Baik
Penyelenggaraan
rapat yang baik mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:
1. Tujuan rapat diketahui dan dipahami oleh
semua peserta rapat
2. Agenda disusun untuk mencapai tujuan
rapat
3. Rapat diikuti oleh orang-orang yang
berkompeten, baik sebagai kontributor ataupun penerima informasi dari rapat
4. Rapat berlangsung sesuai waktu yang
ditetapkan, sesuai agenda, dan memenuhi tujuan tanpa ada waktu dan tindakan
yang sia-sia
5. Alat bantu visual dengan gambar yang jelas dan
tajam digunakan pada saat yang memungkinkan
6. Peserta rapat memahami peran
masing-masing, hadir dengan persiapan yang direncanakan, dan memberikan
kontribusi
7. Pimpinan rapat membuat ringkasan materi
rapat yang telah dibahas secara tuntas
8. Langkah lanjut purnarapat disusun dengan
baik.[4]
E. Macam-macam rapat guru
1. Menurut tingkatannya
a. Staff-meeting yaitu rapat guru-guru
dalam satu sekolah yang dihadiri oleh seluruh atau sebagian guru disekolah
tersebut
b. Rapat guru-guru bersama dengan orang tua
murid dan murid-murid/wakil-wakilnya
c. Rapat guru sekota, sewilayah, serayon,
dari sekolah-sekolah yang sejenis dan setingkat
2. Menurut waktunya
a. Rapat pemulaan dan akhir tahun
b. Rapat periodic
c. Rapat- rapat yang bersifat incidental
3. Menurut bentuknya
a. Individual Conference
b. Diskusi
c. Seminar, workshop, dan symposium
d. Up-grading selama satu atau beberapa
hari/seminggu
F. Tujuan
umum rapat guru
1. Menyatukan padangan padangan guru
tentang konsep umum, makna pendidikan dan fungsi sekolah dalam pencapaian
tujuan pendidikan itu dimana mereka bertanggung jawab bersama –sama.
2. Mendorong guru untuk menerima dan
melaksanakan tugas-tugasnya dengan baik dan mendorong pertumbuhsn mereka.
3. Menyatukan pendapat tentang metode kerja
yang akan membawa mereka bersama ke arah pencapaian tujuan pengajaran yang
maksimal di sekolah tersebut.
Jadi,
dengan melalui rapat ini guru-guru baik secara individu maupun bersama-sama
dibantu untuk menemukan dan menyaadari kebutuhan –kebutuhan mereka,
menganalisis prolema mereka dan mempertumbuhkan diri pribadi dan jabatan
mereka.[5]
BAB
III
PENUTUP
Kesimpulan
Berdasarkan penjelasan
diatas penyelenggaraan rapat sekolah merupakan tempat berkumpulnya beberapa
orang maupun lebih yang membahas suatu hal yang
sangat penting dalam hubungannya dengan fungsi organisasi sekolah pada
umumnya. Dimana bertujuan untuk menyatukan pandangan-pandangan anggota
rapat/guru tentang konsep umum, makna pendidikan dan fungsi sekolah dalam
pencapaian tujuan pendidikan.
DAFTAR PUSTAKA
Mahmud Machfoed. 2005. Rapat dan
Presentasi Lisan yang Efektif. Yogjakarta: C.V. ANDI OFFSET.
Made Pidarta. 2009. Supervisi Pendidikan
Kontekstual. Jakarta: Rineka Cipta.
Tony Waworuntu. 1994. Pedoman Kerja
Perkantoran dan Kesekretarisan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
Piet A. Sahertian. 2008. Konsep Dasar dan
Teknik supervisi Pendidikan. Jakarta: Rineka Cipta.
[1] Mahmud Machfoed, Rapat
dan Presentasi Lisan yang Efektif, (Yogjakarta: C.V. ANDI OFFSET, 2005),
Hlm. 2.
[3]Made Pidarta, Supervisi
Pendidikan Kontekstual, (Jakarta: Rineka Cipta, 2009), Hlm. 171.
[4] Mahmud Machfoedz, Rapat
dan Presentasi Lisan yang Efektif, (Yogjakarta: C.V. ANDI OFFSET, 2005),
Hlm. 9-11.
[5] Piet
A. Sahertian, Konsep Dasar dan Teknik supervisi Pendidikan, (Jakarta:
Rineka Cipta. 2008), Hlm. 95.